Über die Funktion Export (unter Ausgabe im Hauptmenü der Datenansicht) können Daten in weitere Formate exportiert werden. Im Gegensatz zum HTML-Druck werden beim Datenexport je nach Export-Format verschiedene Einstellungen aus der Datenansicht berücksichtigt. Auf alle Exportformate trifft zu, dass nur Daten exportiert werden, die in der aktuellen Ansicht angezeigt werden. Ausgeblendete Spalten und ausgefilterte Datensätze werden nicht exportiert. Die exportierten Daten können dann mit einem beliebigen anderen Programm weiter verwendet, archiviert oder versendet werden.
Bei den Export-Formaten Access OLE, Excel OLE und Word OLE werden die Daten nicht direkt in eine Datei exportiert, sondern mittels der entsprechenden Anwendungen erzeugt. Das bedeutet zum einen, dass die jeweilige Anwendung auf dem Rechner installiert sein muss, auf dem der Export ausgeführt wird. Weiterhin bedeutet dies, dass die Daten in der Dokument-Version erzeugt werden, die von der vorhandenen Installation verwendet wird.
Weiterhin kann der Export auf in der Tabelle markierte Datensätze eingeschränkt werden. Hierzu steht Ihnen die voreingestellte Zeilenauswahl zur Verfügung. Klicken Sie in die Tabelle, wird die angeklickte Zeile komplett markiert. Mittels Klicken bei gedrückter Strg-Taste können mehrere Zeilen markiert werden. Ein Klick bei gedrückter Umschalt-Taste wählt alle Zeilen zwischen der angeklickten und der zuvor markierten Zeile aus.
Wird der Export aufgerufen während Daten in der Tabelle markiert sind, dann wird automatisch im Export-Dialog die Option Nur markierte Datensätze aktiviert. Diese legt fest, dass für den folgenden Export nur die Daten verwendet werden sollen, die in der Datenansicht markiert wurden.
Das grundsätzliche Vorgehen zum Exportieren von Daten lautet wie folgt:
1 Führen Sie das jeweilige Template aus, dessen Daten Sie exportieren wollen.
2 Markieren Sie die zu exportierenden Daten. Ob nur die markierten Daten oder alle exportiert werden sollen, kann auch nachträglich im Exportdialog über die Option Nur markierte Datensätze unter Quelle gesteuert werden.
3 Es empfiehlt sich vor dem Export die Funktion Spalten anpassen auszuführen, damit die Feldbreiten für den Export optimal angepasst sind. Beim Export in eine Text-Datei, in der die Felder eine feste Position haben, darf die Spaltenanpassung allerdings nicht ausgeführt werden!
4 Klicken Sie unter Ausgabe auf die Funktion Export.
5 Wählen Sie das gewünschte Exportformat, den Zieldateinamen und das Layout.
6 Falls Sie das Aussehen einzelner Felder oder Feldtitel verändern wollen, passen Sie die entsprechenden Einstellungen über Datenfelder an.
7 Die Funktion Kopf- und Fußzeile ermöglicht die Eingabe einer Kopfzeile und einer Fußzeile, die jeweils einmal vor den exportierten Daten bzw. hinter den Daten ausgegeben werden.
8 Sollen andere länderspezifische Einstellungen für den Export verwendet werden, als die des verwendeten Systems, dann können diese über die Funktion Sprache und Land angepasst werden.
9 Klicken Sie schließlich auf Export, um die Daten zu exportieren.