Über den Datenfelder-Dialog kann ausgewählt werden, welche Spalten der Datenansicht exportiert werden sollen. Weiterhin können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden, die sowohl das Aussehen, als auch die Formatierung der exportierten Daten betreffen. Je nach gewähltem Export-Format werden unterschiedliche Einstellungen aus diesem Dialog auf den Export angewendet.
Titel
Die Titel-Eigenschaften haben nur dann Auswirkungen auf den Export, wenn im Export-Dialog unter Quelle die Option Spaltentitel ausgeben aktiviert ist und sofern unter Layout Daten und Layout exportieren gewählt wurde. In diesem Fall wird über die Titel-Optionen das Aussehen der einzelnen Spaltentitel festgelegt. Für jedes Feld können die Titel-Einstellungen individuell eingestellt werden. Die angezeigten Optionen beziehen sich immer auf das in der Feld-Liste ausgewählte Feld.
| • | Titelüberschrift - Überschrift für dieses Feld. Die Standard-Einstellung ist der Feldname des gewählten Feldes. |
| • | Titelanordnung - Legt fest, ob der Titel links-, rechtsbündig oder zentriert ausgegeben werden soll. |
| • | Hintergrundfarbe - Die Hintergrundfarbe für den Titel, sofern dies vom Export-Format unterstützt wird. Dies ist beispielsweise bei HTML- und PDF-Export der Fall. |
| • | Titelschriftart - Die Schriftart, mit der der gewählte Titel ausgegeben wird. Wie auch bei der Hintergrundfarbe ist das Export-Format ausschlaggebend dafür, ob diese Einstellung Auswirkungen auf den Export hat. |
Feld
Auch für die eigentlichen Feldwerte können die selben Einstellungen wie für die Titel vorgenommen werden. Auch hier hängt vom gewählten Export-Format ab, ob die Einstellungen Auswirkungen auf den Export haben oder nicht. Ist im Exportdialog unter Layout der Punkt Daten und Layout exportieren nicht gewählt, dann werden die hier vorgenommenen Einstellungen ignoriert, abgesehen von der Feldbreite.
| • | Feldbreite - Gibt die Feldbreite für das gewählte Feld in Zeichen an. Überschreitet der Inhalt eines Feldes die hier angegebene Länge, dann wird beim Export der Feldinhalt nach der angegebenen Anzahl Zeichen gekappt. Ist unter CSV die Option Feste Breite gewählt, dann werden kürzere Feldinhalte beim Export mit Leerzeichen auf die angegebene Feldbreite aufgefüllt. So können CSV-Dateien erzeugt werden, bei denen die Felder eine feste Position und Breite haben. Die Position eine Feldes ergibt sich dabei implizit aus den Feldbreiten der vorangehenden Felder. Bei anderen Export-Formaten, beispielsweise beim Export in Word oder PDF, bestimmt die Feldbreite die Breite der jeweiligen Tabellenspalte. Beim Export in eine Datenbank-Tabelle (z.B. Paradox, Excel) legt die Feldbreite die maximale Feldbreite in der erzeugten Tabelle an. |
| • | Anordnung - Legt fest, ob die Feldinhalte links-, rechtsbündig oder zentriert ausgegeben werden sollen. |
| • | Hintergrund - Hintergrundfarbe, mit der die Feldinhalte ausgegeben werden sollen. |
| • | Schriftart - Schriftart, mit der die Feldinhalte ausgegeben werden sollen. |
Die voreingestellten Feldbreiten entsprechen den Breiten der Spalten in der Datenansicht. Um diese möglichst einfach so einzustellen, dass alle Feldinhalte im Export komplett angezeigt werden können, bietet sich die Funktion Spalten ausrichten in der Datenansicht an. Diese Funktion stellt alle Feldbreiten automatisch so ein, dass der jeweils längste Feldinhalt genau hinein passt. Siehe dazu auch das Handbuch Ansichtsmanager.
Tabelle
Die Tabellen-Einstellungen beziehen sich auf den Export als Access OLE Tabelle.
| • | Tabellenname - Name, der in Access für die erzeugte Tabelle verwendet werden soll. |
| • | Access Version - Zu verwendende Access-Version. |
CSV
Die Einstellungen unter CSV haben nur Auswirkungen auf den Export als Text-Datei. Sie legen fest, in welcher Form Felder und Datensätze voneinander getrennt werden. Für die Felder stehen zwei Optionen zur Verfügung:
| • | Trennzeichen - Felder werden durch ein Feldtrennzeichen voneinander getrennt. Das gewünschte Trennzeichen kann im Kasten Feldtrennzeichen ausgewählt werden. Wird die Option Anderes Zeichen gewählt, dann wird das Zeichen zum Trennen der Feldinhalte verwendet, das im Eingabefeld unter Anderes Zeichen angegeben ist. |
| • | Feste Breite - Ist diese Option gewählt, dann werden Feldinhalte immer mit fester Breite ausgegeben. Die Breite wird über die für das jeweilige Feld unter Feld angegebene Feldbreite festgelegt. Die Position des Feldes ergibt sich durch die Breiten der vorangegangenen Felder. Ist der Feldinhalt kürzer als die angegebene Breite, wird der Rest mit Leerzeichen aufgefüllt. Ist der Inhalt länger, wird er nach der eingestellten Anzahl Zeichen abgeschnitten. |
| • | Satztrennzeichen - Das Satztrennzeichen gibt an, wie die einzelnen Datensätze voneinander getrennt werden sollen. Standardwert ist CRLF. Dies fügt nach jedem Datensatz einen Zeilenumbruch ein, so dass jeder Datensatz in einer eigenen Zeile steht. CRLF funktioniert nur unter Windows-Systemen als Zeilenumbruch. Soll die Datei auf Unix- bzw. Mac-Systemen weiter verwendet werden, muss Line_LF (Unix/Linux/BSD/Mac OS X und neuer) bzw. Line_CR (Apple Macintosh vor Mac OS X) verwendet werden. |
| • | Quotierungszeichen - Das Quotierungszeichen wird verwendet, um Feldinhalte zu umschließen, damit innerhalb von Feldern Zeichen, die als Satz- oder Feld-Trennzeichen definiert sind, verwendet werden können. |
Beispiel:
Als Feldtrennzeichen ist das Komma gewählt und ein Feldinhalt hat den Wert 1,4. Wird dieser so in die Exportdatei geschrieben, dann kann beim späteren Auswerten der Exportdatei das Komma des Wertes als Feldtrennzeichen erkannt werden. Um dies zu verhindern, muss ein Quotierungszeichen angegeben werden, beispielsweise das Anführungszeichen. Dann wird der Feldinhalt 1,4 als "1,4" ausgegeben. Die Anführungszeichen sorgen dafür, dass das Komma des Feldwertes eindeutig diesem zugeordnet werden kann und nicht als Trennzeichen gewertet wird.
Sonstige Funktionen
| • | Auf alle anwenden - Wendet die angezeigten Titel- und Feld-Einstellungen auf alle Felder an. |
| • | Schließen - Schließt den Datenfelder-Dialog. |