Eine Datenansicht in DataNAUT CS dient dazu, die Daten der Ergebnismenge eines Templates in tabellarischer Form am Bildschirm anzuzeigen. Sie sind vor allem zur flexiblen Auswertung oder Durchsicht von Daten nützlich, wenn kein gedruckter Report benötigt wird oder möglich ist, weil beispielsweise die Datenmenge zu groß ist. Um Ihnen die Analyse dabei so bequem und einfach wie möglich zu machen, bietet die Datenansicht die verschiedensten Funktionen zum Anzeigen, Sortieren und Strukturieren der vom Template gelieferten Daten und ist somit weit mehr als eine statische Tabelle.
Anpassen der Datenanzeige
Einer der ersten Schritte, gerade bei großen, unübersichtlichen Datenmengen, dürfte das Anpassen der Datenanzeige sein. Die angezeigte Datentabelle lässt sich in fast allen Belangen anpassen und organisieren. Dazu gehören unter anderem das Ein- und Ausblenden einzelner Spalten, das Sortieren der angezeigten Spalten und das Anpassen der Spaltengröße. Im folgenden Beispiel werden diese Funktionen demonstriert. Die dazugehörige Datenmenge wird mit dem Template Geburtstagsliste aus den Demo-Templates von DataNAUT CS erstellt. Die Datenansicht soll so angepasst werden, dass nur noch die Namen der Geburtstagskinder, ihre Adresse und die erste Rufnummer sowie das Geburtsdatum angezeigt werden.
1 Starten Sie DataNAUT CS, öffnen Sie den Reiter Katalog und führen Sie das Template Geburtstagsliste aus. Als Geburtstag kann ein beliebiges Datum gewählt werden.
2 Als Erstes sollen nun alle nicht benötigten Spalten ausgeblendet werden. Klicken Sie dazu auf das Symbol in der linken, oberen Ecke der Tabelle.
Über dieses Symbol werden alle verfügbaren Spalten angezeigt und es können gezielt einzelne Spalten ein- bzw. ausgeschaltet werden. Deaktivieren Sie nun die Spalten RUFNUMMER2, RUFNUMMER3, HANDY, BLZ, BANKNAME und KONTONUMMER, indem Sie auf den jeweiligen Eintrag klicken. Ist die Spalte deaktiviert, wird das Häkchen vor deren Eintrag entfernt und die Spalte wird sofort in der Datenansicht ausgeblendet.
3 Jetzt soll das Geburtsdatum als erster Eintrag in der Tabelle angezeigt werden, damit sofort erkennbar ist, wie alt die jeweilige Person ist. Die Reihenfolge der Spalten kann ganz einfach per Drag&Drop verändert werden. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Titel der Spalte GDATUM und ziehen Sie dann bei gedrückter Maustaste die Spalte an den Anfang der Tabelle. Während Sie die Spalte über die Tabelle bewegen, markieren grüne Pfeile die Stelle, an der die Spalte einsortiert würde, wenn Sie die Maustaste loslassen würden. Zeigen die Pfeile an, dass die Spalte GDATUM an den Anfang der Tabelle eingefügt wird, dann lassen Sie die Maustaste los. Das Umsortieren der Spalten verändert die zugrunde liegenden Daten in keinster Weise, ebenso wenig wie das Ein- oder Ausblenden von Spalten.
4 Zu guter Letzt sollen noch alle Spaltenbreiten so angepasst werden, dass alle Inhalte der Tabelle optimal lesbar sind. Die einzelnen Spaltenbreiten lassen sich ganz einfach anpassen, indem Sie den Mauszeiger zwischen zwei Spalten platzieren (die richtige Stelle ist dann erreicht, wenn sich der Mauszeiger in das Symbol zum Anpassen der Breite verändert) und dann, bei gedrückter linker Maustaste die Größe der jeweils rechten Spalte anpassen.
Alle Spalten so auf die optimale Breite zu bringen kann jedoch recht aufwendig sein. Wesentlich einfacher ist dies über die Funktion Spalten ausrichten zu erledigen. Diese Funktion passt mit einem einzigen Klick alle Spaltenbreiten so an, dass alle Inhalte der Tabelle lesbar sind.
Die beschriebenen Anpassungen an der Tabelle, wie auch jegliche andere über die Datenansicht vornehmbaren Anpassungen, haben keinerlei Auswirkungen auf die zugrunde liegenden Daten. Sie brauchen also keine Sorge haben, Ihre Daten könnten versehentlich verändert werden und können beruhigt jede Datenansicht so verändern, dass sie Ihren aktuellen Bedürfnissen entspricht.
Nach den Anpassungen ist die Tabelle wesentlich übersichtlicher.
Einfache Organisation der Daten
Selbstverständlich lässt sich die Datenansicht nicht nur in Hinsicht auf die Anzeige und Sortierung der Spalten anpassen. Die angezeigten Daten lassen sich auch auf einfache Weise gruppieren, sortieren und auf die Anzeige bestimmter Datensätze beschränken. Die einfachste Funktion ist hierbei das alphabetische Sortieren der Daten nach einer Spalte. Klicken Sie dazu einfach mit der linken Maustaste auf den Titel der Spalte, nach der Sie die Daten sortieren wollen. Die Daten werden daraufhin aufsteigend in alphabetischer Reihenfolge sortiert, erkennbar an einem Dreieck-Symbol neben dem Spaltennamen. Ein erneuter Klick auf den Spaltentitel dreht die Sortierreihenfolge um, was durch ein auf dem Kopf stehendes Dreieck im Titel angezeigt wird.
Aufsteigende bzw. absteigende Sortierung wird durch ein entsprechendes Dreieck im Spaltentitel angezeigt.
Genauso einfach lassen sich die Daten nach den Werten einer Spalte gruppieren. Daten zu gruppieren bedeutet, dass alle Datensätze, die den selben Wert in der entsprechenden Spalte besitzen, zusammengefasst angezeigt werden. Diese Anzeige funktioniert wie eine Baumansicht: Jeder Wert der Gruppierung ist ein Knoten, der sich ausklappen lässt, um die darin enthaltenen Datensätze anzuzeigen.
Die Daten lassen sich beliebig tief geschachtelt gruppieren.
Um die Anzeige nach den Daten einer bestimmten Spalte zu gruppieren, ziehen Sie die Spalte per Drag&Drop auf den mit Ziehen Sie eine Spaltenüberschrift hierher um die Daten zu gruppieren beschrifteten Bereich über der Tabelle. Die Daten werden sofort nach dem Inhalt der Spalte gruppiert angezeigt.
Die Daten lassen sich einfach per Drag&Drop gruppieren.
Sie können die Daten nach beliebig vielen Spalten gruppieren, indem Sie ganz einfach weitere Spalten auf den genannten Bereich ziehen. Die Reihenfolge der Gruppierung lässt sich dabei genau wie die Reihenfolge der Spalten selbst per Drag&Drop anpassen. Um die Gruppierung nach einer bestimmten Spalte aufzuheben, ziehen Sie die entsprechende Spalte einfach wieder in die Tabelle zurück.
Angezeigte Daten filtern
Bisher bezogen sich alle Anpassungen auf das Anpassen der Ansicht und das Sortieren beziehungsweise Gruppieren der angezeigten Daten. In vielen Fällen interessieren allerdings nicht alle Datensätze, sondern nur solche mit bestimmten Eigenschaften. Um langes suchen in der Tabelle zu verhindern, können Sie die Datenanzeige ganz einfach nach den verschiedensten Kriterien Filtern, so dass nur noch relevante Datensätze angezeigt werden. Zum Filtern der Daten bietet die Datenansicht verschiedene Möglichkeiten: Von einfach bis zu komplexen Filtern.
Um die Daten nach bestimmten Werten einer Spalte zu Filtern, bieten sich die einfachen Spaltenfilter an. Möchten Sie beispielsweise nur die Datensätze anzeigen lassen, bei denen die Anrede Herr ist, dann öffnen Sie einfach die Drop-Down-Liste im Spaltentitel von ANREDE und wählen Sie dort den Wert Herr aus.
Einfache Spaltenfilter können direkt über die Spaltentitel eingestellt werden.
Diese Listen in den Titeln der Spalten enthalten alle Werte, die in der entsprechenden Spalte vorkommen. So können Sie die Anzeige gezielt auf einen bestimmten Wert einschränken. Auch die Auswahl mehrerer Werte gleichzeitig über die Liste ist möglich. Um den Filter aufzuheben, wählen Sie einfach den Eintrag (Alle) aus der Liste aus.
Nach der beschriebenen Methode werden allerdings nur die Datensätze ausgewählt, die exakt auf die ausgewählten Werte passen. Sollen hingegen nicht exakte Entsprechungen ausgewählt werden, sondern beispielsweise alle Personen, deren Vorname mit A beginnt, dann bietet sich eine andere Vorgehensweise an: Unter jedem Spaltentitel wird ein Eingabefeld für einen einfachen Spaltenfilter angezeigt. Statt vorgegebene Werte aus der Drop-Down-Liste auszuwählen, können Sie auch ganz einfach hier den gewünschten Wert eingeben. Weiterhin können Sie hier auch bestimmte Sonderzeichen verwenden, um die Suche anzupassen: Das Zeichen % steht für eine beliebige Zeichengruppe und das Zeichen _ für ein einzelnes beliebiges Zeichen. So würde zum Beispiel die Eingabe von A% im Feld unter dem Spaltentitel VORNAME die Anzeige auf alle Vornamen, die mit A beginnen einschränken. Der Filter _a% würde alle Datensätze anzeigen, bei denen der zweite Buchstabe im Vornamen ein a ist. Damit ein eingegebener Filter angewendet wird, drücken Sie die Eingabe-Taste sobald Sie den Filter fertig eingegeben haben.
Filterwerte können direkt im Eingabefeld unter den Spaltentiteln eingegeben werden.
Sobald Sie einen Filter anwenden, wird dieser unterhalb der Tabelle angezeigt. Über das Häkchen vor dem jeweiligen Filter können Sie diesen ein- bzw. ausschalten. Das x vor den Filtern löscht die Filter komplett. Zusätzlich befindet sich hinter den angezeigt Filtern eine Drop-Down-Liste, über die Sie sämtliche zuvor angewendete Filter erneut aktivieren können, auch dann, wenn sie gelöscht wurden.
Angewendete Filter sowie ein "Filter-Verlauf" werden unterhalb der Datentabelle angezeigt.
Weitere Informationen siehe unter Referenz / Datenansicht.